מהם הכלים הדיגיטליים המומלצים לעורכי דין?
מוזמנים לקרוא מאמר אורח מעת "חשבונית ירוקה" אשר מתארת את מהפכת הדיגיטל אשר הגיעה למשרדי עורכי דין:
בסוף שנת 2020, אפשר כבר להכריז: מהפכת הדיגיטל הגיעה למשרדי עורכי הדין.
הקורונה רק זירזה את התהליך, אבל בכל העולם, וגם בארץ, גם משרדים של איש אחד מבינים שכדי להתייעל ולספק שירות טוב יותר, הם חייבים כלים טכנולוגיים שיקצרו בשבילם תהליכים וישנו את דרך ההתנהלות.
הנה כמה כלים דיגיטליים מומלצים שכל משרד עורכי דין יוכל להפיק מהם תועלת:
1. Calendly – כלי פשוט ויעיל מאוד לתיאום פגישות עם לקוחות וקולגות, מתאים במיוחד לעורכי דין שחיים מפגישה לפגישה. Calendly חוסך לכם את הפינג-פונג הבלתי נגמר מול הלקוח בניסיון למצוא זמן שנוח לשניכם להיפגש.
איך זה עובד? אתם מגדירים באילו ימים ושעות אתם פנויים לפגישה ושולחים ללקוח לינק עם הפירוט.
הלקוח בוחר את הזמן שנוח לו והפגישה נכנסת ליומן של שניכם. יום לפני, נשלחת לשניכם תזכורת במייל או בסמס.
ל-Calendly יש גרסה חינמית מצוינת וגם גרסאות פרימיום בתשלום.
2. Toggl – אפליקציה נהדרת לניהול השעות במשרד שלכם. מתאימה לעסקים ובעלי מקצוע שמחייבים את הלקוחות שלהם לפי שעות ודרך מצוינת לבדוק את הפרודקטיביות שלכם ושל העובדים.
המערכת של Toggl מאפשרת לכם לעקוב אחרי כמות השעות שהצוות שלכם מקדיש לכל לקוח, להפוך את המעקב לדוחות שאפשר לייצא וגם להתממשק לאפליקציות מוכרות של ניהול פרויקטים, במידה ואתם עובדים עם כאלה.
לאפליקציה יש גרסה חינמית לעד 5 אנשי צוות.
3. Streak CRM – מערכת נוחה, ידידותית ויעילה לניהול לקוחות (CRMׂ). האפליקציה של Streak מתממשקת לחשבון ה-Gmail שלכם ומאפשרת לנהל את הלקוחות ישירות מהמייל.
אתם יכולים למשל לתייג לקוחות ולידים לפי הסטטוס בו הם נמצאים בעבודה מולכם, לפתוח משימות ולהקצות אותן לחברי הצוות שלכם, ליצור תבניות אימייל קבועות, לתזמן שליחה אוטומטית של מיילים ועוד המון אפשרויות חכמות.
העובדה ש-Streak פותחה מראש כך לעבודה עם Gmail הופכת אותה לפשוטה לשימוש גם לחסרי ניסיון במערכות CRM.
4. חשבונית ירוקה – הפקת חשבוניות לעורכי דין היא עניין מסובך, ובחשבונית ירוקה פתרו את זה בצורה אלגנטית.
ראשית, חשבונית ירוקה מאפשרת שליחה של חשבונית מעורבת עם אפשרות להוסיף חיובים הכוללים מע"מ ופטורים ממע"מ בחשבונית אחת.
שנית, דרך האפליקציה (שמתאימה לאנדרואיד ול-IOS) תוכלו להפיק מסמכים או להוסיף הוצאות כשאתם בדרכים או בפגישות.
בנוסף, עורכי דין עם קהל לקוחות קבוע ישמחו לדעת שהם יוכלו להפיק חשבונית ריטיינר שתישלח אוטומטית כל תקופת זמן מוגדרת ובסכום הריטיינר, ואם כבר דיברנו על לקוחות קבועים, באמצעות חיבור לסליקת אשראי תוכלו גם לחייב בהוראת קבע את הלקוחות ולשכוח מהכאב ראש.
עוד בגזרת האוטומציה – שליחת דוחות אוטומטית לרואה החשבון כדי שזה יטפל במקדמות ובתשלומי המע"מ, וכן גיבוי של מסמכים לתיקיית הדרייב. במילים אחרות, קלסר עם שקיות קבלות זה משהו שאפשר לספר עליו לנכדים.
חשבונית ירוקה רשומה כחוק במנהל רישום התכנות של רשות המיסים וכל המסמכים שתפיקו בעזרתה חתומים בחתימה דיגיטלית מאובטחת.
כעורכי דין יש גם חשיבות לנראות שלכם מול הלקוחות, וגם בגזרת המיתוג, תוכלו להכניס את הלוגו שלכם ולבחור תבנית מעוצבת וקבועה לכל המסמכים שלכם, כזאת שתתאים לאופי של המשרד.
5. DocuSign- אפליקציה שמאפשרת לכם לחתום על כל מסמך היישר מהסמארטפון או המחשב שלכם. פתרון חכם ונוח לעסקים כמו שלכם, שחלק גדול מהפעילות שלהם מבוסס על חוזים, הסכמי סודיות וטפסים אחרים שדורשים חתימה.
עם DocuSign כבר לא תצטרכו לחפש את המדפסת או הפקס הקרובים והיא מאפשרת לכם לחתום על מסמכים מכל מקום מחוץ למשרד.
חוץ מזה, היא גם תחסוך לכם, ולסביבה, כמויות גדולות של נייר.
הממשק של DocuSign ידידותי למשתמש וקל להתמצאות, מה שהופך אותה לבחירה מצוינת גם אם אתם מגדירים את עצמכם "מאותגרים טכנולוגית".